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Portale e-Procurement

Il Portale e-Procurement è lo strumento informatico che Vitrociset S.p.A. ha deciso di realizzare per ottimizzare i processi che sottendono lo scambio di informazioni con i propri Business Partner, quali il processo di Qualifica e i processi di offerta tra Vitrociset S.p.A. e i Partner qualificati.

Le attività gestite tramite il Portale e-Procurement sono: 

1- Registrazione Self Service del Fornitore 

Per avviare un rapporto di collaborazione, i potenziali Fornitori dovranno registrarsi all’interno del portale inserendo innanzi tutto i propri dati anagrafici (ragione sociale, indirizzo, regione, Partita Iva, Codice Fiscale, etc.). Questa sezione consente di:

  • ai Fornitori già registrati di aggiornare i propri dati;
  • a tutti gli altri Fornitori di presentare la propria auto-candidatura

         clicca qui per accedere

 2- Qualifica del Fornitore

Il servizio supporta la gestione del ciclo di vita del fornitore dalla fase di pre-screening a quella di qualifica. Tale servizio consente di migliorare la competizione tra i potenziali fornitori e gestire con modalità che garantiscono trasparenza, tracciabilità e rapidità dell’azione amministrativa, tutte le fasi del rapporto con i fornitori. L’obiettivo è di ampliare il mercato della fornitura, introducendo al contempo criteri selettivi per la definizione di un Albo Fornitori Qualificato ed effettuando controlli periodici sui fornitori attivi (ovvero quelli impiegati su commesse Vitrociset).

Diventare un fornitore qualificato è una condizione necessaria per la sottoscrizione di un contratto o l’emissione di un ordine di acquisto da parte di Vitrociset. In questo processo sono valutati i requisiti etico-legali, economico-finanziari e tecnici-organizzativi del Fornitore. Sarà chiesto di compilare dei questionari generali e specifici per le categorie merceologiche su cui si è candidato, finalizzati alla raccolta delle informazioni necessarie a definire e/o aggiornare il profilo dell’azienda.

È possibile visualizzare la documentazione generale da presentare al link: Documentazione Generale

Le istruzioni per i processi descritti e le modalità di utilizzo della piattaforma sono disponibili al link: Manuale fornitori

A tutti i potenziali fornitori che avvieranno la procedura di auto-candidatura sarà richiesto di specificare la o le categorie merceologiche di riferimento per il proprio business. Al fine di agevolare i Fornitori nella selezione della categoria merceologica più appropriata, è possibile visualizzare l’intero albero merceologico Vitrociset e le relative istruzioni per il corretto utilizzo ai seguenti link:

Albero Merceologico

Istruzioni per cercare un Gruppo Merce

A tutti i potenziali fornitori che avvieranno la procedura di auto-candidatura sarà richiesto di fornire la documentazione attestante il rispetto dei requisiti dei Sistemi di Gestione Qualità, Ambiente, Salute e Sicurezza sul Lavoro. Questi documenti dovranno essere forniti sia in fase di prima candidatura che nelle successive richieste di qualifica per nuove categorie merceologiche.

Le certificazioni ISO ricoprono un ruolo importante per l’ottenimento della qualifica.

È possibile visualizzare il modello Qualità, Ambiente, Salute e Sicurezza sul Lavoro al link  HSEQ

Si precisa che:

  • l’auto-candidatura non garantisce una relazione commerciale con Vitrociset, ma rappresenta solo un canale attraverso il quale è possibile diventare un Fornitore Potenziale;
  • la mancata o non veritiera compilazione dei questionari merceologici potrebbe essere causa di esclusione dalla lista dei Fornitori Potenziali di categoria;
  • candidature su aree merceologiche non prioritarie saranno analizzate solo qualora ci sia effettiva necessità da parte di Vitrociset, in base alla numerosità dei fornitori già presenti nell’Albo Fornitori o in virtù di specifiche esigenze del business;
  • La scelta delle classi merceologiche deve essere coerente con l’oggetto sociale indicato nel certificato camerale e/o equivalente e comunque coerente con il core business del fornitore.

Di seguito il link con alcune FAQ sul processo di autocandidatura : FAQ Autocandidatura

3 - Negoziazioni online: riservate ai fornitori espressamente invitati

La Gara Elettronica è uno strumento che semplifica le operazioni di presentazione di un’offerta. Ciascun Fornitore invitato può inoltrarla in tempo reale, avendo a disposizione tutte le specifiche (allegati tecnici/commerciali) per la sua corretta definizione.

Per partecipare ad una gara elettronica è necessario:

  • possedere user-id e password, rilasciate da Vitrociset S.p.A.;
  • essere qualificati;
  • aver ricevuto l’email di invito a partecipare alla gara elettronica

Tale servizio è a supporto del processo di acquisto, prevalentemente per:

  • le attività negoziali, quali Richieste di Offerta (RFx) e Aste, volte alla individuazione e selezione del fornitore;
  • le attività di gestione documentale, comunicazione e collaborazione tra Vitrociset e fornitore

Il servizio garantisce i seguenti benefici:

  1. Organizzativi
  • Accessibilità e disponibilità 24x7x365;
  • Ottimizzazione della spesa attraverso l’instaurarsi di una gestione collaborativa;
  • Tracciabilità delle procedure per tenere sotto controllo tutti i processi di acquisto
  1. Economici
  • Selezione tra diverse offerte e più criteri di scelta;
  • Monitoraggio e controllo della spesa, attraverso una completa reportistica
  1. Negoziali
  • Garanzia di maggiore concorrenza e trasparenza;
  • Garanzia di riservatezza delle informazioni scambiate;
  • Compliance alle procedure negoziali aziendali

Per quesiti operativi (non tecnici) sul processo e sui documenti da presentare si faccia riferimento alla funzione Processes Improvement della Supply Chain Management di Vitrociset S.p.A. inviando una E-mail al seguente indirizzo di posta elettronica: diracq@vitrociset.it

 

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